こんにちは、Jetstream BLOG 管理人兼ライターの石井順です。
とても久しぶりですが、なんとなくコラムを書こうと思い立って書いてます。
実は私、ひょんな出会いがきっかけで、2018 年 8 月より沖縄のとある保育園で働かせてもらっています。これまで板前、アパレル、そしてオンラインショップやアフィリエイト系の個人事業主と経験してきた私がまさか幼児教育の現場に入るとは思ってもみなかったのですが、保育の補佐だけでなく WEB 販促や事務・経理など、総合的な仕事ができる人材を探しているということで、知人を介してご紹介いただき働かせてもらえることになった、というのが簡単な経緯です。
私自身、まだ結婚もしていないので子供もいないですしそもそも子供と触れ合ったことがなかったので、当初は抱っこすることはもちろん子供達との距離感すらわからなかったのですが、今では冒頭写真のように子供に抱っこさせてもらえるまでに成長しました。もう 40 歳手前ですが、人間まだまだ成長するもんですね。
ちなみに私は保育士資格を持っているわけではないので、保育に関して補佐的役割です。メインはあくまでも事務・総務・経理。
そんなことはさておき、今回は私が保育園に入って行った改革を紹介させていただこうと思います。ちょっとした自慢、というか、IT・WEB の世界で生きている私でも、リアルな世界で意外とやれることがある、というようなお話です。
今までそうしてきたからという理屈のアナログ作業
昨今ではどんな業界・業種でも IT が導入される時代。でもこれまでやってきたアナログな作業を、“今までそうしてきたから” という無駄な理屈で継承して、無駄な作業をやり続けている組織は多いですよね。
私が入った保育園もそうでした。とにかくアナログ作業ばっかり。
とにかく手書き。EXCEL で表を作成したかと思ったら、それをプリントアウトして各セルに手書き。関数使わず計算機で手計算、それを手書き。
保護者からの言付けや電話問い合わせの内容をメモ紙に走り書きして、それをみんなで回し読み。タスクとして何かに残すわけでもないので、先の予定などはとにかく記憶力勝負。
なので重要なタスクを失念したり、そもそも連絡を回し忘れて、結局保護者に迷惑かけたり。「あれって誰が把握してる？」「この前の連絡事項の内容ってなんだっけ？どこに書いてある？」そんなことはザラ。
そんな感じで運営してきていたので、当日何人の園児が登園してくるのか、誰が来るのか、園長すら把握していない、なんて状態でした。
せっかく作っているスタッフ専用の LINE グループも開店休業中。ノート機能を利用して連絡事項を投稿したり、日々の園児の登園スケジュールを共有していけばいいのに。
ということで、LINE グループの運用を見直して日々の登園・運営スケジュールを前日の夕方に LINE グループに投稿して情報共有したり、「Google カレンダー」を活用して園児の登園スケジュールを管理したり、LINE@ アカウントを作成して保護者とのコミュニケーションを円滑に進めたり、ここ数カ月でいろいろな改革を行ってきました。
運営スケジュールや登園スケジュールの管理で日々の登園人数や連絡事項を共有できるようになったことはもちろんですが、LINE@ に来た保護者からのメッセージをスタッフが同時に受信できるようになったので、園児のお休みや遅刻など、いちいち情報を回すことなくリアルタイムな情報共有ができるようになった点はなかなかの改善。
そもそもこれまではいちいち電話連絡で受けていたので時間と手間が掛かっていたのですが、電話の呼び出し音に慌てることもなくなりました。電話自体が減ったためです。
本当の改革！
とはいえこの辺は、自分の中ではたいしたことない改革です。
ここからはちょっと得意げに話したい話。2 点あります。
「Google マップ」の “現在地の共有” をバス送迎に活用
まず 1 点目は、「Google マップ」の “現在地の共有” 機能を活用した、バス送迎時のリアルタイムな位置情報共有です。
保育園ということもありバスの送迎があるのですが、これまでは渋滞やその他の要因でバスの到着が遅れる際に、保護者にいちいち電話連絡を行っていました。
それを、「Google マップ」の “現在地の共有” 機能を使って、リアルタイムなバスの位置情報を保護者のスマートフォンに送って、スマートフォンで確認できるようにしたんです。
これが保護者からなかなか好評。バスがちゃんと向かって来ているか、あとどのくらいで到着するかなど、「Google マップ」上でリアルタイムに確認できるわけですからね。
バスの出発時に “現在地の共有” を ON にするだけなので、大した手間もかかりません。もちろん利用するアカウントは自身のものではなく、保育園のアカウントを作成して行っています。
バスを運転する側としては単なる送迎ですが、子を持つ親からしてみたら、やはり今目の前にいない自分の子供の現在地位置がわかる安心感は絶大なようです。
「Google マップ」の “現在地の共有” 機能については以下の記事を参考にしてください。
https://ghh.jetstream.bz/archives/5372 
「Google フォト」の “ライブアルバム” で園児ごとのアルバムを作成
2 点目。最近「Google フォト」に追加された “ライブアルバム” を利用した、各園児ごとのアルバム作成です。
それまで保育園では、園児達の園での様子を各園児事の連絡帳に書いたり、写真付きのブログで発信したり、Instagram に投稿したりして保護者と共有していました。
ただ連絡帳では内容が漠然としていたり、ブログや Instagram では “我が子” 以外の情報も掲載されているので、保護者が “我が子” を探す必要があったり。そもそも利用しているブログというのも、地域密着型のアメーバブログみたいな無料のブログサービス「てぃーだブログ」というもので、ブログエディタがとても使いづらい。
また人手が少ない中でブログ更新のためにスタッフがサービス残業しているような状態。幼児教育の現場って園児が一人でもいると絶対に目が離せないので、特に少人数のスタッフで回している園の場合は園児がいない時間じゃないと各作業ができません。ブログ更新を任されているスタッフ、相当なストレスだったと思います。
ということで、「Google フォト」の “フェイスグルーピング” と “ライブアルバム” を活用して、各園児ごとのアルバムを作成し、園児の保護者に URL を共有して、リアルタイムに更新される “我が子のライブアルバム” を提供するようにしました。
スタッフはスマートフォンで撮影した写真を、保育園の Google アカウントで利用している「Google フォト」か「Google ドライブ」にどんどんアップロードしていくのみ。それだけで勝手に園児ごとの “ライブアルバム” が更新され、保護者はそれを見て我が子の様子をうかがうことができるようになります。
またもちろんアルバムの写真や動画はダウンロードも簡単にできるので、気に入った写真や動画は保護者自身のスマートフォンや PC に保存も可能。これも保護者からなかなか好評でした。我が子が保育園でどんなことをしているのか、どんな表情なのか、気になりますしね。
更におまけとして、Instagram に投稿された写真や動画も「Google フォト」に自動アップロードされるようにしました。
実際には IFTTT を活用して Instagram に投稿された写真や動画を「Google ドライブ」に自動アップロードされるように設定しておき、「Google フォト」の設定で「Google ドライブ」にアップロードされた写真や動画を「Google フォト」で管理できるようにも設定。
これで Instagram に投稿された写真まで “ライブアルバム” に自動追加されるようになります。※動画は “フェイスグルーピング” に対応していないので手動でアルバムに追加する必要があります
そもそも保護者自身が把握しきれない保育園での園児の状況を写真や動画に残していくことは、子供の成長記録の一つとして活用することもできるということで結構喜ばれましたよ。
「Google フォト」の “ライブアルバム” については以下の記事を参考にしてください。
まとめ
こんな感じで、これまでに趣味で得た知識を、これまで経験したことのない業界で活かすことができ、そして喜んでもらうことができました。
若干、私自身の偏った WEB 知識を保育園という未開拓の業種で活かしてみる、という自己満足的な部分もあったのですが、それが意外にも好評だったので更に満足です。
子供との接し方がわからない私が保育園に携わることになるなんて。人生何があるか本当にわからないもんですね。
その中でも、仕事以外で得た知識や経験を活かすことができて、人生無駄なことなんてないんだな、という感じ。
EXCEL や「Google スプレッドシート」を活用して表計算を簡単にして数値の管理と把握をしっかりと行ったり、WordPress を使ってのブログやホームページを施設自身で運営していくようにしたり、そういったことももちろん改革の一つです。
しかしもっと簡単な方法で業務改善できることがある、という一例の紹介というか、ちょっとした自慢話でした。
まぁ凄いのは LINE と Google ですけどね。Google 先生ありがとう！
では。
ちなみに補足すると、私が働いている保育園は認可外保育園です
なのでいろいろと導入しやすいということもあります
石井順さま、はじめまして。
広島県在住のはらよう(仮名)といいます。
私も独身、子供なし。そんな身でありながら
ボランティアつながりで学校や地域の祭りの
お手伝いをさせてもらってた時期がありました。
今回の石井さんのコラムを読んで感じるものがあり
思わずコメントしました。
ちょっとしたきっかけで業種間の隔たりを
越えると意外な貢献できた、というのが
とても参考になりました。
ありがとうございます。
はらよう 様、コメントありがとうございます！
今回のコラムで伝えたかったのは『今の時代 IT が当たり前』ということではなく、はらよう様がおっしゃるように、異業種間でも知識と経験を活用できることがある、ということです
そういう部分を感じとっていただき、こちらとしてもうれしいです^^
石井さま
こちらこそありがとうございます。
いつもブログ拝見させてもらってます。
初めて買ったスマホがnexus5xのSIMフリー。
それが故障し、Google Pixel2を輸入してしまいました。
その拍子に「Jetstream Blog」と出会い
楽しく読まさせてもらってます！
とても参考になっています。
はじめまして。
偶然たどり着いたこのサイトを拝見させて頂き、なんだか私ととても似ている感じがし、嬉しくなりましたのでコメントをさせていただきます。
私は父が経営している保育園で保育補助兼事務員として3年程前から勤めています。
ちなみにアラフォー男で前職は全く違うものでした。
一応保育士資格は持っていますが、一般受験での取得なので、現場経験はゼロからのスタートでした。
石井さまの文書にもあるような【今までそうしてきたから…】というような事例がほんとにたくさんありまして、色々な事を少しずつ変えている最中です。
私が来た当初は石井さまの文書にあるものと全く同じ、【Excelで作った枠に手書き】【情報共有はメモ書き】結果的に非効率な時間の使い方や伝達ミス等が日常でした。
ほとんどの職員がパソコン等に対しての苦手意識が強いため、まずは中古で購入したスマホを貸し出し、日々の日誌の入力からお願いしました。
それからタブレット入力へと移行し、現在はスプレッドシートを駆使して書類の作成や情報共有、保護者との連絡等を行っています。
おそらくICTの業者がやっていることのほとんどは出来ています。
今回、石井さまの文書を読ませて頂き、【Googleマップの現在地の共有】と【Googleフォトのフェイスグルーピングとライブアルバム】がとても参考になりました。
送迎バスに関しては、ずっと前から何とかしたくて、既存の色々なアプリ(無料)をテストしたものの実用には難しいものばかりでした。
写真に関しては、父も私もカメラが趣味ということで、年間4千枚ほどの写真を保護者向けのサイトに上げ、注文が入るとDVD-R等に焼いてお渡しするというものです。
写真は無料ということもあり、年度末には何百枚という画像を、多くの保護者が注文されます。
大変嬉しい事なのですが、とても大変な作業です。このへんに関しては、スプレッドシートを使えば改善出来そうな点もあるのですが、それでも“保護者が自分の子どもの画像だけ見れる”というのは、ほんとに良いなと思いました。送迎バスの件も含め、すぐにでも実行したいと思います。
本当にありがとうございました。
たかたか 様
わざわざコメントいただき、本当にありがとうございますm(_ _)m
保育園だけではないと思いますが、特に教育現場って古くからのアナログなやり方や間違ったやり方を［正］として、それをやり続ける、継承し続ける文化ってありますよね。滅びて欲しい、無駄な文化。
特に今の時代、保育園、保育現場がいろいろと問題になっていますが、私が従事して率直に思ったことは、“自分らで自分らの首を締めている” ということでした。
意味もなく、無駄な、くだらない固定概念で、わざわざ日々の超無駄なタスクをこなすだけでいっぱいいっぱいになっている。
もちろん幼児から目を離すことができないので、そういう部分では大変な職場環境ということはあるかと思いますけど、意味のあることを、効率良く、短時間で、卒なくこなせるよう、もっと客観的な視点や他業種・異業種からの視点を取り入れて、自分たちで改善していってほしいと思います。
それが良い職場環境になるし、なにより子どもたちへの良質な教育のための原点いなると思います。
ということで、是非「Google マップ」と「Google フォト」を活用いただいて、もし可能であればその感想どをお教えくださいね！
またわからないことなどあれば、お気軽にご連絡ください。是非お力になりたいし、たかたか様に保育現場改善のフロンティアになっていただきたいです。